Wydarzenia w Ensembly to podstawowy sposób informowania członków zespołu o próbach, koncertach i innych spotkaniach. Jako administrator zespołu możesz dodać wydarzenie korzystając z formularza dostępnego na stronie zespołu.

Wymagania

  • Tylko administratorzy zespołu mogą dodawać wydarzenia.
  • Musisz być zalogowany jako użytkownik przypisany do zespołu.

Krok po kroku – jak dodać wydarzenie

  1. Przejdź do panelu zespołu i kliknij „Dodaj wydarzenie”.
  2. Uzupełnij formularz:
    • Nazwa wydarzenia – np. Próba generalna.
    • Data – dzień wydarzenia.
    • Godzina zbiórki – np. 18:00.
    • Miejsce – np. Sala prób w MDK.
    • Dyrygent – opcjonalnie, przypisany zespołowy dyrygent.
    • Strój – np. strój koncertowy lub próbowy.
    • Opis – dowolne dodatkowe informacje.
    • Wydarzenie widoczne publicznie – zaznaczone domyślnie: wydarzenie będzie widoczne dla wszystkich aktywnych członków zespołu, niezaznaczone: wydarzenie prywatne dla wybranych osób
    • Jeśli odznaczyłeś „Wydarzenie widoczne publicznie", wybierz z listy konkretnych członków zespołu, którzy będą mieli dostęp do tego prywatnego wydarzenia.
  3. Opcjonalnie, zaznacz „Wydarzenie cykliczne", jeśli wydarzenie ma się powtarzać.

Wydarzenia prywatne

Ensembly umożliwia tworzenie wydarzeń prywatnych, które są widoczne tylko dla wybranych członków zespołu. To przydatne dla:

  • Spotkań sekcji (np. tylko sopranów lub tenorów)
  • Dodatkowych prób dla wybranych osób
  • Warsztatów lub szkoleń dla określonej grupy
  • Spotkań towarzyskich dla części zespołu

Jak stworzyć wydarzenie prywatne:

  1. Podczas tworzenia wydarzenia odznacz opcję „Wydarzenie widoczne publicznie"
  2. Pojawi się lista aktywnych członków zespołu
  3. Zaznacz osoby, które mają mieć dostęp do tego wydarzenia
  4. Zapisz wydarzenie

Ważne: Jako twórca wydarzenia zawsze masz do niego dostęp, nawet jeśli nie dodasz siebie do listy uczestników.

Ograniczenia dostępu:

  • Tylko wybrane osoby widzą wydarzenie na stronie głównej i w liście wszystkich wydarzeń
  • Tylko autoryzowane osoby mogą deklarować obecność
  • Tylko wybrani członkowie są widoczni na liście obecności
  • Administratorzy spoza listy uczestników nie mają dostępu do prywatnego wydarzenia
  • Wydarzenia prywatne nie pojawiają się w statystykach zespołu (zgodnie z założeniem, że statystyki dotyczą oficjalnej działalności zespołu)

Wydarzenia cykliczne

W Ensembly możesz tworzyć całe serie wydarzeń (zarówno publicznych jak i prywatnych). Można to zrobić na dwa sposoby:

  • Interwały czasowe: np. co tydzień, miesiąc lub rok – wystarczy określić datę końcową serii.
  • „Każdy n-ty poniedziałek/wtorek/... miesiąca: np. każda druga środa miesiąca – wybierz dzień tygodnia i jego występowanie w miesiącu.

Dla każdej daty w serii system automatycznie utworzy nowe wydarzenia ze wspólnym identyfikatorem i unikalnym linkiem.

Po zapisaniu wydarzenia

  • Wydarzenie (lub seria wydarzeń) zostanie zapisana w bazie danych.
  • Zostaną wysłane powiadomienia:
    • Wydarzenia publiczne: do wszystkich aktywnych członków zespołu
    • Wydarzenia prywatne: tylko do wybranych uczestników
  • Wydarzenie zostanie dodane do kalendarzy Google użytkowników, którzy włączyli tę opcję.

Edycja wydarzeń

Po zapisaniu wydarzenia możesz je później edytować. Jeśli wydarzenie należy do serii cyklicznej, masz do wyboru:

  • edycję tylko tego jednego wydarzenia,
  • edycję całej serii wydarzeń jednocześnie.

Po dokonaniu edycji:

  • zmienione informacje będą widoczne dla wszystkich uczestników,
  • wydarzenie zostanie zaktualizowane również w połączonym kalendarzu Google (jeśli użytkownik korzysta z tej integracji).

Podsumowanie

Ensembly oferuje elastyczne zarządzanie wydarzeniami:

  • Wydarzenia publiczne – widoczne dla całego zespołu (domyślne)
  • Wydarzenia prywatne – dla wybranych członków
  • Wydarzenia cykliczne – do planowania całych sezonów

Dzięki tym opcjom możesz efektywnie organizować zarówno regularne próby całego zespołu, jak i specjalne spotkania dla wybranych grup.